Artero Consultores integra, en su solución SAP Fruit One, una herramienta de conciliación bancaria automática
Manuel Artero, CEO de Artero Consultores. / AC
Valencia Fruits. Redacción.
Los constantes anuncios del gobierno acerca del fomento de las competencias digitales de las pymes a través la inversión de fondos europeos en el marco de la transformación digital, provoca que muchas de las empresas estén valorando la posibilidad de invertir en la automatización de procesos. No obstante, no siempre resulta sencillo localizar inversiones cuya automatización provoque un retorno tangible en el corto-medio plazo de una empresa.
“En otras ocasiones, desde Artero Consultores, hemos hablado de los beneficios para el sector hortofrutícola de la digitalización documental donde a través de un sistema de reconocimiento de textos las organizaciones pueden automatizar el proceso de recepción y contabilización de facturas de proveedor que provocan una cuantiosa reducción de los costes administrativos”, explica Manuel Artero, CEO de Artero Consultores y continúa: “Sin embargo, en esta ocasión queremos tratar un tema no menos importante como en la conciliación bancaria automática cuyo retorno puede suponer una importante reducción de costes similar a la provocada por la digitalización de las facturas de proveedor”.
A pesar de que la mayoría de los sistemas de gestión empresarial para PYMES disponen de esta funcionalidad, pocas herramientas de PYME son capaces de conseguir un nivel de automatización de conciliación bancaria cercano al 90%. Esto se debe a que la funcionalidad de tesorería avanzada solo suele estar presente en herramientas de grandes multinacionales, donde este tipo automatizaciones se convierten casi en un deber dado que poseen una gran cantidad de cuentas, entidades y movimientos con los que trabajan.
¿Cómo funciona la conciliación bancaria automática?
El proceso de la contabilización de un extracto bancario consiste en la conciliación de un movimiento bancario contra un documento o un asiento, proceso que suele puntearse manualmente en las empresas. Para automatizar este procedimiento, existen diferentes tecnologías que permiten la importación automática de la Norma 43, que es la norma bancaria que se utiliza para la importación normalizada del extracto de las cuentas.
En consecuencia, el primer paso es la importación del fichero de la noma 43 de cada una de las cuentas corrientes de cada uno de los bancos de una empresa. Tradicionalmente, este proceso de importación suele realizarse mediante la carga manual en el “ERP o software de gestión empresarial” del archivo de esta norma. Este es descargado previamente en un fichero procedente de cada uno de los bancos con los que trabaja una empresa.
Sin embargo, los sistemas de conciliación automática bancaria más avanzados utilizan unas herramientas (comúnmente conocidas con el nombre de “araña”) que conectan de forma certificada con la gran mayoría de las entidades bancarias y que mantienen actualizados los extractos bancarios diariamente de forma automática, sin necesidad de importar manualmente la norma bancaria. De esta forma, cuando se accede a la pantalla del extracto de nuestro software de gestión, podemos visualizar todos los movimientos de todas nuestras cuentas de forma ordenada por banco, cuenta, estado, fecha o por cantidad.
Conciliación bancaria automática para el sector hortofrutícola
Solo el hecho de automatizar la importación de los ficheros de la norma 43 ya supone un importante ahorro en tiempo para las empresas del sector hortofrutícolas que suelen manejar grandes cantidades de movimientos bancarios procedentes habitualmente de diferentes entidades bancarias. Además, este hecho provoca también que se reduzcan los errores que se puedan producir de la manipulación de los ficheros.
Una vez disponibles los extractos bancarios, es el momento de puntear los movimientos donde el personal de administración debe asociar cada movimiento bancario con un asiento o un documento relacionado. “Los sistemas de conciliación automática buscan a través de un algoritmo a qué documento, documentos o asiento corresponden cada uno de los movimientos del extracto bancario, reduciendo de forma considerable el tiempo necesario para localizarlos y contabilizarlos.”, explica Manuel.
Al margen de las principales ventajas como la reducción del coste que provocan el ahorro del tiempo necesario para su gestión y de minimizar los errores de su punteo manual, este tipo de herramientas aumentan el control sobre nuestra organización ya que nos permite disponer permanentemente de una contabilidad cuadrada al día y, en consecuencia, ofrece a la dirección una información que refleja la realidad de la situación en la que se encuentra la empresa en todo momento. Manuel, el CEO de Artero Consultores, argumenta: “Este hecho resulta fundamental en un sector como el hortofrutícola, donde la estacionalidad de las ventas obliga a trabajar con unas previsiones de tesorería que están expuestas a numerosos factores que influyen de manera directa sobre los importes de compra y venta.” Y prosigue: “Disponer de una conciliación bancaria actualizada de manera permanente es clave para mejorar el control de la tesorería de la empresa hortofrutícola, ofreciendo una visión unificada y completa de la gestión bancaria, tanto de los movimientos bancarios, como de las financiaciones, inversiones, avales o cualquier otro producto que pueda afectar en la tesorería de nuestra campaña.”
SAP Fruit One, la solución vertical para el sector hortofrutícola ofrece de manera opcional un módulo de conciliación bancaria automática totalmente adaptado a la gestión específica del sector.
